Open-Xchange: Die gehostete Alternative zu Google Apps und Microsoft Office 365

[ 0 ] März 20, 2013 |

Open-Xchange hat heute seine erste eigene Cloud-basierte Office-Suite vorgestellt. Die erste App „OX Text“ aus der Office Productivity Suite soll planmäßig Anfang April bereitstehen. Damit lassen sich künftig Microsoft Word .docx- und OpenOffice/LibreOffice .odt-Dateien direkt im Browser bearbeiten. Die gemeinsame Arbeit an einem Dokument wird über ein Token gelöst, das herumgereicht wird. Das bedeutet, dass nicht parallel an einem Dokument gearbeitet werden kann, alle Änderungen bei allen Teilnehmern aber in Echtzeit angezeigt werden.

Sehr gut gelöst: Formatierungen bleiben erhalten

Hat man ein Dokument mit Microsoft Office erstellt und will es später mit OpenOffice oder auch Google Docs weiter bearbeiten steht man vor einem nicht zu unterschätzenden Problem. Meistens ist die vollständige Formatierung der DOC-Datei hinüber, sobald man sie in einem MS Office fremden Produkt öffnet. OX Text geht hier einen prinzipiell einfachen aber dennoch innovativen Weg. Es lassen sich .docx- und .odt-Dateien im Browser lesen und editieren, ohne das diese konvertiert werden. OX Text speichert nur die Änderungen und nicht das gesamte Dokument. Dadurch bleiben Formatierungen und Layout des ursprünglichen Dokumentes vollständig erhalten.

Alle Formatierungen des ursprünglichen Dokumentes bleiben während der Bearbeitung unangetastet. Auch Elemente, die OX Text nicht kennt und bearbeiten kann, wie z.B. WordArt-Effekte, werden nicht verändert. Der OX Text Editor bietet nur die Funktionen zur Bearbeitung an, die das Layout des Ausgangsdokumentes nicht kompromittieren. Dadurch stellt OX Text sicher, dass das Layout des ursprünglichen Dokumentes erhalten bleibt.

Parallel wird der OX Document Viewer veröffentlicht. Damit können Anwender Text- und .pdf-Dateien, Tabellenkalkulationen und Präsentationen im Browser lesen, ohne dass sie die entsprechenden Dateien dafür auf ihr Endgerät herunterladen müssen. Abgerundet wird der Funktionsumfang von OX Documents durch Online-Werkzeuge zur Bearbeitung von Tabellenkalkulationen und Präsentationen, OX Spreadsheet und OX Presentation, die noch in diesem Jahr fertig werden sollen.

OX Documents = OpenOffice in der Cloud

Ich warte schon lange auf ein OpenOffice aus der Cloud. Nun ist es im Prinzip soweit. Open-Xchange selbst bezeichnet OX Documents als Web-Nachfolger von OpenOffice, da es von Mitgliedern des ehemaligen OpenOffice-Teams in Hamburg entwickelt wird und die seit einem Jahr Bestandteil der OX-Entwicklungsmannschaft sind.

Eigenständig oder in der Suite

OX Documents ist als eigenständiges Produkt oder als Erweiterung von OX App Suite erhältlich. Der von Open-Xchange im Februar veröffentlichente browser-basierte Desktop OX App Suite umfasst Apps zur Bearbeitung von E-Mails, Terminen, und Kontakten, die um Nachrichten und Informationen aus sozialen Netzwerken wie Facebook, LinkedIn, XING und Twitter ergänzt werden können. Komplettiert wird der Funktionsumfang von OX App Suite mit einer Dateiverwaltung für Bilder-, Audio-, Video- und Office-Dateien.

Für OX App Suite hat Open-Xchange eine komplett neue, web-basierte Benutzeroberfläche entwickelt. Anwender können OX App Suite sofort und mit jedem Endgerät nutzen, das einen Browser hat – ohne dass sie dazu Lizenzen kaufen oder Software installieren müssen. Bei Verlust oder Defekt eines Gerätes sind alle Dateien zentral gesichert.

Unterschiedliche Endgeräte eine Lösung

Auf Basis des “Responsive Design” passt sich OX App Suite automatisch an die unterschiedlichen Display-Größen von PC, Laptop, Tablet und Smartphone an, was auf jedem Gerät eine bestmögliche Benutzbarkeit ermöglicht. Und durch
konsequente Nutzung des “Local Storage” aktueller Browser mittels HTML5 und Javascript steht OX App Suite der Performance traditioneller Client-Server-Software in nichts nach.

Cloud und Lokal

OX App Suite und OX Documents sind Online- und Offline-fähig. Das heißt, dass angefangene E-Mails und Dokumente auch dann nicht verloren gehen, wenn die Internetverbindung – beispielsweise im Zug – abbricht. Bei der nächsten Verbindung werden die Änderungen automatisch übertragen.

Kommentar: Google Apps und Microsoft Office 365 sollten sich warm anziehen

Ich hatte auf der CeBIT die Gelegenheit ausführlich, inkl. Showcase der neuen Funktionen, mit Open-Xchange CEO Rafael Laguna zu sprechen. Daher kann ich alle oben genannten Möglichkeiten bestätigen.

Besonders überzeugt hat mich der Umgang mit der Formatierung importierter Dokumente und die Möglichkeiten des Workflows sämtlicher Dokumente. Im ersten Moment klingt diese neue Funktion sehr simple. Wenn man jedoch überlegt, dass alle Lösungen am Markt Probleme damit haben, Microsoft Office Dateien sauber zu verarbeiten, ist das keine Magie. Das hängt grundsätzlich damit zusammen, dass Microsoft Office x Funktionen und Formatierungen abbildet. Um ein Dokumente 1:1 zu laden, bearbeiten und wieder speichern zu können, müssen also exakt diese Funktionen nachprogrammiert werden. Das rentiert sich im Normalfall jedoch nicht. Open-Xchange hat sich dafür entschieden, ausgewählte Standard-Funktionen zu unterstützen und alles was nicht bekannt ist, wie z.B. WordArt oder spezielle Formatierungen durch einen Platzhalter zu ersetzen, der nicht verändert werden kann.

Was Google Docs von anderen Cloud Kollaborationslösungen abhebt, ist die Möglichkeit, mit mehreren Leuten parallel an einem Dokument zu bearbeiten. Open-Xchange hat sich hier gegen das parallele Bearbeiten und für die Token-Methode entschieden, da eine Umfrage innerhalb der Zielgruppe zu dem Ergebnis gekommen ist, dass daran kein Interesse besteht. Ich finde das ein wenig schade, da ich mit der parallelen Bearbeitung von Dokumenten in Projekten bisher sehr gute Erfahrungen gemacht habe. Das Dokument ist sehr viel schneller fertiggestellt.

Gut gelöst ist auch der Workflow mit Dokumenten. Bekommt man z.B. eine Datei per E-Mail, lässt sich diese von dort direkt öffnen, bearbeiten und nach dem Speichern wieder direkt verändert an den ursprünglichen Absender zurückschicken. Open-Xchange erlaubt dazu das Verschicken der physischen Datei als auch nur einen Link zu dieser Datei.

Lagunas Argumentation, dass proprietäre Dateiformate der falsche Weg sind, weil sie eine Zusammenarbeit erschweren und die Anwender zudem wieder an die Nutzung einer bestimmten Applikationen ketten, kann ich nur bedingt zustimmen. Richtig ist, dass proprietäre Dateiformate den Nutzer dazu zwingen, eine bestimmte Anwendung zu nutzen. Jedoch werden wir das noch eine ganze Weile benötigen. Denn aktuell sind wir noch weit davon entfernt, dass der Browser das Betriebssystem wird und wir darüber alle unsere Daten bearbeiten und speichern. Es wird immer eine hybride Form geben müssen, wodurch auch Daten auf ein lokales System heruntergeladen werden. Das geht in der Regel nur mit einem bestimmten Dateiformat, dass in irgendeiner Form proprietär ist. Sei es nun aus der Open-Source Welt oder von Anbietern wie Microsoft. Schließlich muss Open-Xchange seine Daten auch in einem Datenformat freigeben, wenn der Anwender wechseln möchte.

Open-Xchange ist eine ernsthafte Alternative

Nicht nur an der Integration zwischen E-Mail und Docs App sieht man, dass sich Open-Xchange von einer E-Mail Lösung zu einer ernsthaften Kollaborationslösung und Alternative zu Platzhirschen wie Google Apps und Microsoft Office 365 entwickeln wird. Neben dem stetig wachsenden Funktionsumfang bietet Open-Xchange zudem mittlerweile ein sehr schickes Look and Feel, was man für die tägliche Arbeit nicht unterschätzen sollte.

Open-Xchange ist für alle interessant, die Google Apps oder Microsoft Office 365 nicht trauen, lieber einen Anbieter mit einem Rechenzentrum in Deutschland haben möchten oder doch lieber alles selbst machen. Eine hohe Verbreitung hat bzw. bekommt Open-Xchange durch eine kommerzielle White-Label Lizenz an Hosting- und Telekommunikationsanbieter, die ihren Kunden OX App Suite damit als Software-as-a-Service (SaaS) anbieten können. Weiterhin richtet sich die Lösung an Systemintegratoren und VARs, die OX App Suite als Managed Service oder für Inhouse-Installationen nutzen wollen.

Welche Verfügbarkeit ist erwünscht

Um Open-Xchange einzusetzen stehen drei Varianten zur Verfügung.

Als Software-as-a-Service (SaaS) von einem Webhoster

Dabei handelt sich um die eleganteste und einfachste Möglichkeit. Die meisten großen deutschen Webhoster setzen als White-Label im Hintergrund auf Open-Xchange. Hat man dort bereits einen Tarif inkl. Webmail, stehen die Chancen gut, dass man derzeit schon eine ältere Version von Open-Xchange nutzt. Der grundsätzliche Vorteil, Open-Xchange über einen Webhoster zu nutzen ist der Umstand, sich nicht selbst um den Betrieb, die Wartung und Aktualisierung der Software und der dafür benötigten Infrastruktur zu kümmern. Außerdem stehen die Server bereits im Internet, was den überall Zugriff auf die Daten erleichtert.

Selbst bei einem Webhoster betreiben

Natürlich kann man Open-Xchange auch selbst bei einem Webhoster auf einem Server betreiben. Aber Vorsicht, um die Verfügbarkeit von Google Apps oder Microsoft Office 365 zu erhalten, reicht es bei weitem nicht aus, sich einfach nur einen virtuellen Server aufzusetzen. Da sollte man sich eher Gedanken über die Hochverfügbarkeit machen, die Open-Xchange selbst nicht mitliefert. OX ist an dieser Stelle einfach nur ein Stück Software. Für Hochverfügbarkeit sorgen dann wiederum Infrastructure-as-a-Service (IaaS) Lösungen wie openQRM oder auch OpenStack. Aber bitte nicht vergessen: IaaS bedeutet Infrastruktur = u.a. Hardware die für die entsprechende Virtualisierung. Zudem reicht ein Server bei weitem nicht, um die Verfügbarkeit und Eigenschaften einer Cloud zu erreichen.

Privat auf eigenen Servern

Auch die Installation im eigenen Rechenzentrum ist eine Variante. Dabei gilt jedoch dasselbe wie bei dem Betrieb beim Webhoster. Ein Server reicht für die Ansprüche an ein Hochverfügbarkeits- oder gar Cloud-Szenario nicht aus. Auch hier sollte man sich dann darauf konzentrieren, zunächst eine Cloud Infrastruktur auf Basis von openQRM oder OpenStack aufzubauen, auf der dann Open-Xchange betrieben wird. Vernachlässigen sollte man aber auch nicht, dass Open-Xchange eine Kollaborationsumgebung ist. Das bedeutet der überall Zugriff auf die OX Installation ist zwingend erforderlich, was auch Auswirkungen auf die Bandbreite der jeweiligen Internetanbindung, bevorzugt den Upload, hat.

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Category: Services

René Büst

About the Author ()

Rene Buest is Senior Analyst and Cloud Practice Lead at Crisp Research, covering cloud computing, IT infrastructure, open source and Internet of Things. Prior to that he was Principal Analyst at New Age Disruption and member of the worldwide Gigaom Research Analyst Network. Rene Buest is top cloud computing blogger in Germany and one of the worldwide top 50 bloggers in this area. In addition, he is one of the world’s top cloud computing influencers and belongs to the top 100 cloud computing experts on Twitter and Google+. Since the mid-90s he is focused on the strategic use of information technology in businesses and the IT impact on our society as well as disruptive technologies. Rene Buest is the author of numerous professional cloud computing and technology articles. He regularly writes for well-known IT publications like Computerwoche, CIO Magazin, LANline as well as Silicon.de and is cited in German and international media – including New York Times, Forbes Magazin, Handelsblatt, Frankfurter Allgemeine Zeitung, Wirtschaftswoche, Computerwoche, CIO, Manager Magazin and Harvard Business Manager. Furthermore Rene Buest is speaker and participant of experts rounds. He is founder of CloudUser.de and writes about cloud computing, IT infrastructure, technologies, management and strategies. He holds a diploma in computer engineering from the Hochschule Bremen (Dipl.-Informatiker (FH)) as well as a M.Sc. in IT-Management and Information Systems from the FHDW Paderborn.

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